روسای هیئت‌های استانی و نمایندگانی که در تهران حضور ندارند، با حضور در ادارات کل ورزش و جوانان استان مربوطه، به صورت آنلاین در مجمع حضور خواهند یافت و سایر اعضا که در تهران هستند، به صورت حضوری در این جلسه شرکت می‌کنند.

مهدی علی‌نژاد معاون توسعه ورزش قهرمانی و حرفه‌ای وزارت ورزش و جوانان، ریاست این مجمع را بر عهده‌ دارد.